El Correo Electrónico Institucional es un servicio brindado por la Universidad Tecnológica Nacional para contribuir con el desarrollo de las actividades laborales y académicas. Las siguientes recomendaciones son para instruir a los usuarios que posean una cuenta institucional de la Universidad Tecnológica Nacional sobre el adecuado uso de dicho servicio de correo electrónico con el fin de garantizar seguridad y eficiencia, evitando en lo posible la recepción y envío de correo no deseado (SPAM) y/o fraudulento.

Buenas prácticas en general

• Elija contraseñas seguras (robustas). A la hora de elegir la contraseña de acceso a su correo electrónico, tenga en cuenta las siguientes consideraciones:
  • Debe tener al menos 10 caracteres de longitud.
  • Debe ser una combinación de letras (en mayúsculas y minúsculas), números y caracteres especiales.
  • No elija palabras que se relacionen fácilmente con Ud. como por ejemplo el nombre de algún familiar, mascota, equipo de fútbol, fecha de cumpleaños, número de teléfono, etc.
• No comparta la contraseña. La contraseña debe ser secreta. No la comparta con nadie, ni siquiera con personas de confianza, colegas de trabajo ni administradores de red. Si alguien le exige su contraseña diciendo que es necesaria para dichas tareas, Ud. debe negarse y notificarlo al responsable de TIC.
• Cambie la contraseña de forma periódica. La contraseña debe ser modificada periódicamente.
• Para evitar los mensajes de correo no deseado, no proporcione su cuenta de correo electrónico para asuntos ajenos a la Universidad como por ejemplo: tiendas comerciales, redes sociales o páginas de entretenimiento.

Buenas prácticas en la recepción de correo

• La Universidad Tecnológica Nacional por ningún motivo y por ningún medio pedirá sus datos de acceso de su cuenta de correo.
• Se recomienda a los usuarios no abrir archivos adjuntos que no hayan solicitado o que se reciban de direcciones de correo desconocidas, debido a que es la principal fuente de difusión de fraudes y virus informáticos.
• En caso de recibir un mensaje de correo sospechoso, verificar con el remitente si es un correo que él realmente envió.
• No visite los sitios web mencionados en mensajes de correo electrónico cuyo remitente sea desconocido. Tenga especial cuidado si el sitio web mencionado en el mensaje recibido le pide que ingrese sus datos personales, sus claves de acceso, sus datos financieros, etc. El sitio podría estar siendo usado por un atacante para robar su identidad, técnica conocida como "phishing".

Buenas prácticas en el envío de correo

• Se sugiere evitar el envío de mensajes de correo no solicitado (cadenas de mensajes), esta actividad puede comprometer su dirección de correo electrónico así como al servicio de correo electrónico de la Universidad provocando rechazo de los mensajes o que sean catalogados como spam.

• Evite las redes abiertas / libres. La mayoría de los sistemas WiFi en el hogar en estos días están correctamente protegidos, pero algunas instalaciones antigüas pueden no estarlo. Con una conexión insegura, las personas cercanas pueden espiar su tráfico y con mayor conocimiento técnico incluso tomar el control de la conexión.
• La Dirección de TIC, que corresponda, debe garantizar y generar una conexión segura, con cifrado de datos y mecanismos de autenticación.
• Los sistemas de la Universidad (Rectorado y Facultades Regionales) deben ser accesibles sólo a través de canales de comunicación encriptados (SSL VPN, IPSec VPN, otros) y/o aplicaciones habilitadas expresamente por la Dirección de TIC de cada sede. Esto permite al teletrabajador y la Universidad contar con una red segura para envío y recepción de datos.

• Asegúrese de tener software (sistema operativo y aplicativos) para fines institucionales con licencia oficial o software libre actualizados.
• Asegúrese de tener Antivirus / Antimalware instalado y actualizado.
• Conéctese a internet a través de redes seguras. Evite las redes abiertas / libres. En caso de ser necesario ver Recomendaciones para conexiones seguras.
• Utilice su correo electrónico institucional de manera segura. En caso de ser necesario ver Recomendaciones de uso de correo electrónico.
• Evite el intercambio de información corporativa confidencial a través de conexiones posiblemente inseguras. En la medida de lo posible, use la nube corporativa para compartir archivos de trabajo.
• Sería deseable no mezclar actividades de trabajo y ocio en el mismo dispositivo. En caso de ser necesario crear usuarios distintos para cada fin particular.
• Desactivar la cámara web si trabaja en un espacio compartido.
• No comparta los datos de acceso de las reuniones virtuales en las redes sociales u otros canales públicos.
• No descargue información de índole confidencial en un equipo que no cumpla con las recomendaciones de teletrabajo.

• El responsable del cuerpo colegiado deberá ser moderador/anfitrión. En caso contrario deberá delegar y notificar quien asume dicha responsabilidad.
• El moderador/anfitrión deberá ser quien cree y comunique los accesos a las reuniones virtuales.
• Se deberá requerir que el inicio de sesión sea obligatorio con cuenta institucional.
  Los participantes deberán encender su cámara web para ser acreditado y en el momento de la votación.
• La definición de la metodología de votación sera responsabilidad del moderador/anfitrión.
• Si utiliza Zoom, debe aplicar las recomendaciones para el uso de la plataforma de video conferencias Zoom.

• El responsable del cuerpo colegiado deberá ser moderador/anfitrión. En caso contrario deberá delegar y notificar quien asume dicha responsabilidad.
• El moderador/anfitrión deberá ser quien cree y comunique los accesos a las reuniones virtuales.
• Se deberá requerir que el inicio de sesión sea obligatorio con cuenta institucional.
  Los participantes deberán encender su cámara web para ser acreditado y en el momento de la votación.
• La definición de la metodología de votación sera responsabilidad del moderador/anfitrión.
• Si utiliza Zoom, debe aplicar las recomendaciones para el uso de la plataforma de video conferencias Zoom.

• Tener la última versión actualizada del cliente zoom. Ante la duda descargue la última versión desde https://zoom.us/support/download y re instale.
• Tener actualizado el sistema operativo y antivirus de su equipo.
  

• Si Ud. crea la reunión, evitar utilizar el ID de la reunión personal, usar la opción “generar el ID automáticamente”
• Seleccionar la casilla de contraseña de ingreso a la reunión, no dejar salas sin contraseña.
• Enviar un mensaje a los asistentes con el link de acceso a la reunión y luego otro enviar otro mensaje con la contraseña de la misma.
• Evitar compartir enlaces de dominios desconocidos por el chat durante la reunión.
• No compartir archivos mediante Zoom, ni aceptar archivos compartidos por este medio por sus asistentes.
• Informar a los participantes acerca del enlace de la reunión (ID de de la reunión y de la contraseña) a través de los sistemas de Autogestión, Moodle, o plataforma virtual formal que utilice la Universidad o cada Facultad, no a través de redes sociales.
• Antes de empezar, solicite a los participantes silenciar los micrófonos. Evalúe si conviene incentivar a los participantes a "levantar la mano" en lugar de que usen el micrófono para pedir la palabra, o bloquear el chat si el mismo constituye un problema.
• Una vez iniciada la reunión, con todos los participantes, usted pude “Bloquear la reunión” para que ningún otro usuario pueda ingresar.
• Es importante que en el corto plazo obligue a que solo participantes registrados en zoom puedan ingresar a su sala:
• Si la reunión se corta a los 40min, es posible reingresar a la sala con el mismo enlace y contraseña (Ud. y los participantes), proceso que menos de 20 segundos).
• Familiarícese con el manejo y opciones de Zoom en días previos a la reunión.

• Personal de UTN debe tener una cuenta en Zoom asociada a su cuenta de correo institucional @...utn.edu.ar, para disponer de mayor funcionalidad y capacidad de asistentes.
• El proceso de registración de nuevas cuentas en Zoom debe hacerse con tiempo (1 o 2 dìas de antelación a la reunión), ya que implica el intercambio de correos con Zoom que -dada la demanda- tenía cierta demora.
• Avise a todos sus potenciales asistentes que se registren en zoom, idealmente con las cuentas institucionales de la Universidad/Facultad, ya que en el futuro asi sera requerido, sino al menos con otra cuenta de correo, no importa que tipo de cuenta zoom posea un asistente, lo relevante es que el ingreso sea registrado.
• Cuando este seguro de que lo han hecho, en las opciones de creación de la sala, podrá exigir que solo aquellos que inician sesión en zoom puedan ingresar. Esto constituye una importante medida de seguridad.